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03-03-2022 ¿Qué aplicaciones y plataformas pueden usar los centros educativos públicos?

Con frecuencia recibimos consultas sobre el uso de determinadas aplicaciones educativas ya sea a nivel de centro o a nivel individual. Este tema está tratado ya en el apartado seis de nuestras Instrucciones de Protección de Datos para Centros Educativos Públicos. En todo caso y como recordatorio vamos a refrescar a continuación algunos aspectos importantes que los centros deben tener presentes.

Cada centro tiene a su disposición un conjunto de aplicaciones que suministra directamente la Consejería de Educación, Universidades, Ciencia y Portavocía. Para la gestión del centro y procesos relacionados tenemos la aplicación Raíces y como plataforma educativa tenemos los servicios de EducaMadrid. 

Pero.., ¿y si quiero utilizar otras aplicaciones?

En primer lugar hay que tener en cuenta que seguramente esas aplicaciones van a gestionar datos personales, ya sea de alumnos, profesores, personal auxiliar, etc... seguramente no vemos ningún problema en ello pero al utilizarlas posiblemente estemos transfiriendo datos de nuestros sistemas corporativos a dichas aplicaciones.  ¿Hemos pensado que es posible que esos datos se guarden en servidores no seguros?, ¿o que se almacenen en terceros países que no nos aseguren la privacidad de lo que están guardando?. Muchas veces solo pensamos en la funcionalidad de la aplicación que queremos utilizar y olvidamos que a cambio de esas funcionalidades podemos poner en riesgo datos personales que no nos pertenecen. Por lo tanto lo primero que tenemos que ponderar es si la funcionalidad que esas aplicaciones nos ofrecen merece la pena en contraposición al riesgo a la privacidad que suponen.

No se autoriza la utilización de plataformas o herramientas educativas distintas de las aplicaciones oficiales de gestión oficial para finalidades administrativas o de gestión de los centros educativos.

Criterios para el uso de plataformas 

En la gestión de la actividad docente mediante el uso de herramientas y plataformas educativas, los centros educativos deben respetar los siguientes criterios:

En primer lugar los centros educativos deberán emplear para la actividad docente las herramientas y recursos tecnológicos que la Consejería de Educación, Universidades, Ciencia y Portavocía pone a su disposición en la plataforma de gestión Raíces y en la plataforma educativa corporativa EducaMadrid. Aquí, además de las herramientas propias, se encuentran integradas otras externas a las que se ha autorizado su uso en este entorno seguro.

En segundo lugar, se podrá hacer uso de otros recursos complementarios que la autoridad educativa habilite como tales, y que serán incluidos en la página https://www.educa2.madrid.org/recursos.

Y, por último, cuando los centros educativos públicos deseen emplear aplicaciones educativas que no figuran en los párrafos anteriores, deberán solicitar autorización y supervisión a la Consejería de Educación, Universidades, Ciencia y Portavocía. 

Antes de solicitar el uso de una aplicación educativa que no sea corporativa o con la que no se tenga acuerdo es muy importante que el centro compruebe previamente que no existen recursos en Raíces o EducaMadrid que permitan ofrecer prestaciones similares ya que en ese caso no se autorizarán. 

¿Cómo solicito autorización para utilizar una aplicación externa?

Cuando un centro educativo desee emplear una aplicación o plataforma educativa no corporativa o no complementaria porque no dispone mediante estos medios de la funcionalidad que pretende utilizar, deberá elaborar con carácter previo un proyecto detallado sobre el tratamiento de los datos personales que pretende introducir en ellas, para su posterior evaluación de impacto sobre la privacidad y validación por la D.G. de Bilingüismo y Calidad de la Enseñanza, que contará con el asesoramiento de la Delegación de Protección de Datos.

En primer lugar hay que tener en cuenta que en ningún caso se autorizarán: 

  • Aplicaciones equivalentes a servicios que ya se ofrecen mediante Raíces o EducaMadrid.
  • Aplicaciones con las que se pretenda tratar datos de carácter administrativo con efectos jurídicos, como la gestión de faltas de asistencia de alumnos y profesores, tramitación de bajas laborales, gestiones económicas, evaluación de pruebas de conocimiento o aptitud, ya sean estas parciales o finales, valoración de conductas o procedimientos disciplinarios, pruebas de tipo psicopedagógico y cualquier otro trámite de carácter confidencial corporativo, Aplicaciones del tipo “cuadernos del profesor” o equivalentes, ya que todas estas actividades deben realizarse mediante las herramientas corporativas.

¿Qué debe contener el proyecto a presentar?

El proyecto contendrá, al menos, lo siguiente:

  • Justificación de las funcionalidades que ofrece la aplicación que no pueden obtenerse de EducaMadrid o de las plataformas declaradas como complementarias.
  • La evaluación de impacto realizada cuando se trate de datos de menores de edad.
  • Gestión de la privacidad. Descripción del modo en el que se utilizará la aplicación en lo referente a los datos de los interesados, explicando claramente la información que podrá ser tratada y las medidas para su anonimización o seudonimización. En este caso, el centro deberá asegurarse de que las posibilidades de reidentificación, directamente o mediante fuentes de datos accesibles, son limitadas y asumibles.
  • Conservación de los trabajos. Información del modo en el que se almacenarán los trabajos que se materialicen como fruto del uso de la aplicación.  
  • Información a padres o tutores. Indicación de cómo se podrá en conocimiento de los padres o tutores de la actividad realizada por sus hijos por medio de la aplicación.

Elementos a tener en cuenta en el uso de aplicaciones externas

Una vez que nuestra solicitud ha sido aprobada y antes de comenzar a utilizar la aplicación los centros deberán  informar con claridad a todos los interesados sobre las condiciones y restricciones de uso que apliquen y sobre la política de seguridad:

  • Identidad y dirección del responsable: Dirección General competente,
  • Finalidades para las que serán utilizados los datos,
  • Posibles comunicaciones de datos a terceros y su identidad,
  • Finalidad para la que se ceden,
  • Derechos que asisten a los titulares de los datos, ubicación de los datos,
  • Periodos de conservación,
  • Medidas de seguridad facilitadas por la aplicación y posibles accesos que realiza la aplicación a los datos personales almacenados en el dispositivo o a sus sensores.

Además, debe poder demostrar documentalmente que ha informado convenientemente a los interesados e incorporar toda esta información en la PGA.

Por último no se debe olvidar lo siguiente:

  • La aplicación se utilizará como una herramienta más dentro de la función educativa, asociada a un ámbito o una asignatura, materia o módulo, para potenciar y perfeccionar el aprendizaje.
  • El grupo de alumnos y el profesor serán los únicos partícipes en el uso de dicha herramienta, cuyos datos estarán preferentemente anonimizados o seudonimizados y se limitarán a los mínimos posibles.
  • Los trabajos que se materialicen como fruto de su uso, si deben conservarse, se alojarán en el aula virtual, mediateca o nube de EducaMadrid y se conservarán como cualquier otra que tuviese formato papel, por el tiempo necesario, debiendo ser borrados o no grabados en la aplicación externa.
  • Los trabajos o pruebas nunca serán difundidos ni publicados a través de la aplicación, ya sea esta institucional o ajena, ni por los profesores ni por los alumnos.
  • Los profesores y los padres o tutores legales serán informados de la actividad realizada por sus hijos a través de los medios corporativos y nunca mediante acceso a través de la aplicación externa y menos aún mediante el uso de redes sociales o mensajería instantánea. Tampoco debe hacerse a través del correo electrónico, salvo excepcional necesidad y, en este caso, el documento debe ir cifrado.